PROCEDIMENTOS DO CYBER ROTARY CLUB D4500

CYBER ROTARY CLUB D4500 - PROCEDIMENTOS

A função e meta de um Rotary Club é criar e manter uma comunidade de homens e mulheres comprometidos com o Ideal de Servir do Rotary. O desafio de um clube cibernético é criar uma mesma comunidade usando, primordialmente, a comunicação eletrônica, propiciando, assim, grande flexibilidade para participação de membros e dirigentes.

O desafio do Cyber Rotary Club do Distrito 4500 é desenvolver uma Comunidade Rotária incluindo os lideres da sociedade para os quais a mobilidade pessoal é restrita: quem viaja freqüentemente, quem está sujeito a atividades profissionais e horários irregulares, quem tem problemas de saúde que dificulte a locomoção, quem se encontra além de uma distância razoável para se locomover até um clube de Rotary.

Os procedimentos descritos a seguir constituem os fundamentos para a construção de uma Comunidade Rotária através da Internet. Eles são o resultado da combinação da visão de lideres Rotarianos experientes e com habilidade no uso da Internet e da experiência do Time de Desenvolvimento do e-Club One do Distrito 4450 (USA) que se basearam em observações e opiniões de construtores de Comunidades Web, e na seguinte literatura:

Rheingold (The Virtual Community)
Amy Jo Kim (Community Building on the Web)
Jenny Peece (Online communities)
Derek Powazek (Design for Community: The Art of Connecting Real People in Virtual Places).

1.0 Procedimentos relacionados aos OBJETIVOS do Cyber RC D4500

O Presidente e Diretores do clube deverão, continuamente, avaliar programas, atividades e a interação entre os seus membros para assegurar que o clube está atingindo sua meta de ser uma comunidade de líderes na Internet comprometidos em “servir sem pensar em si” e com os objetivos de um clube de Rotary.

2.0 Procedimentos relacionados aos LOCAIS DE REUNIÕES do Cyber RC D4500

O clube deverá manter dois locais primários de reuniões; um web site público, se possível,no servidor que hospeda a Home Page do Distrito 4500 e um web site seguro no Yahoogroups restrito aos membros do clube.

A língua oficial do Cyber RC D4500 é o Português.

Os Fóruns , Troca de Mensagens, Cadastro de Sócios, Fotos, Bookmarks, Votações, Calendários de Eventos, Artigos, Cursos, serão reunidos em um web site de segurança da Yahoogroups. Os Fóruns, Artigos e Cursos desenvolvidos neste ambiente de segurança, poderão posteriormente, a critério de Conselho Diretor, serem publicados, total ou parcialmente, no ambiente público.

Fóruns e Artigos deverão ser mantidos no site público proporcionando a interação entre programas de apresentadores, membros e recuperantes ou visitantes do clube. Estes Fóruns e Artigos públicos deverão fazer parte do processo de recuperação no clube.

Além das reuniões por meios eletrônicos, os Dirigentes e sócios deste clube serão incentivados a participarem em reuniões de clubes regulares em suas cidades (Recuperação) e de Eventos Distritais como PETS, PLD, Assembléias, Convenções, sempre que aplicáveis.

3.0 Procedimentos relacionados aos MEMBROS do CYBER RC D4500

A fonte primária para obtenção de membros para Cyber RC D4500 inclui indicações feitas por sócios do clube e indicações feitas por sócios de outros Rotary Clubs do Distrito 4500, principalmente de ex-sócios que tenham desistido devido a mudanças nas circunstâncias pessoais; tornando-os aptos a candidatos a membros do Clube Cibernético. Outros candidatos poderão ser propostos por Presidentes de Clubes e Governadores de outros Distritos do RI. Devem ser analisados os potenciais de candidatos a novos sócios em palestras para associações de deficientes físicos; para associações de profissionais liberais e empresários e em áreas selecionadas, como empresas do Porto Digital, do Pólo de Informática de Bonito, etc.

Seguindo os procedimentos para indicação de possíveis membros, os sócios do clube deverão usar o Formulário Proposta de Novos Sócios, disponível no web site, ou enviados por e-mails, para apresentar seus candidatos. Excepcionalmente, serão aceitas, também, propostas em formulários impressos e remetidos pelos Correios ao endereço do Secretário do clube.

O web site público deverá conter páginas e links descrevendo o Rotary, o Distrito 4500 e o Cyber Rotary Club D4500. Essas informações estarão disponíveis para visitantes e para os membros do clube divulgarem Rotary para os prováveis futuros sócios.

Formulários eletrônicos de propostas serão enviados a sócios de outros clubes, mediante solicitação a endereço eletrônico mantido no web site público, a disposição dos sócios para este fim.

Propostas para transferências de sócios de clubes de Distritos do RI para o Cyber RC D4500, deverão ser aprovadas pelo Presidente do clube que está enviando a proposta ou pelo Governador do Distrito.

O Database do Yahoogroups deverá ser usado para anotar as horas de serviço prestadas pelos membros.

Os novos sócios começarão a contar as horas de serviço a partir do segundo trimestre de seu ingresso no quadro social.

Cada membro será responsável pela manutenção de seu registro no Cadastro de Sócio contendo informações atualizadas e incluindo:

Nome
Categoria
Classificação
Data de Ingresso
Proponente
Aniversário do Sócio
Cônjuge
Aniversário do Cônjuge
Aniversário de Casamento
Endereço Residencial
Bairro Residencial
CEP Residencial
Fone Residencial 1
Fone Residencial 2
Fone Celular
E-mail pessoal
CPF
Profissão
Empresa
Principal atividade ( Incluindo texto descritivo)
Endereço Comercial
Bairro Comercial
CEP Comercial
Fone Comercial 1
Fone Comercial 2
Cargo
E-mail profissional
Data de Nascimento
URLs ( se apropriados para sites comerciais e familiar)
Hobbies / Interesses especiais (se for o caso).

4.0 Procedimentos relativos às LIDERANÇAS do Cyber RC D4500

O Presidente deverá coordenar e delegar os seguintes encargos aos Diretores do clube.

4.01 Comissões de Serviços Rotários: encarregado de criar e manter entre os membros um equilíbrio cultural do ideal de “Servir Sem Pensar em Si” incluindo procedimentos, sub-comissões, programas e atividades relacionadas com:

Serviços Internos
Serviços Profissionais
Serviços à Comunidade
Serviços Internacionais
Serviços de Ligação com o Distrito 4500
Serviços de Ligação com o RI
Serviços de Internet

4.02 Serviços de Projeto: Poderá se reportar a qualquer uma das sete áreas de serviço – Internos, Comunidade, Profissional, Internacional, Internet, Ligação com o Distrito 4500 e Ligação com o RI.

O Conselho do Clube estimulará o desenvolvimento de projetos em cada uma dessas áreas. Projetos ou serviços terão que ser aprovados pelo Conselho Diretor do Clube conforme procedimento a seguir:

1. Em todos os requerimentos apresentados ao Conselho para aprovação deverão constar:
a - Nome do Projeto e/ou descrição do serviço;
b - Datas e horas de duração do serviço proposto ou executado;
c - Quem beneficiou ou será beneficiado com o serviço;

2. Em complementação às informações anteriores, projetos que demandem custos ou recursos humanos do Clube deverão, também, ser informado:
a - Objetivo e a que Comissão de Serviços é endereçado;
b - Duração do Projeto;
c - Custos e fontes de recursos, incluindo subsídios equivalentes.
d - Organizações colaboradoras, como clubes tradicionais, ONGs, etc...;
e - Membros organizadores;
f - Fontes de obtenção dos recursos humanos;
g - Como os resultados serão mensurados e relatados.

Uma seção no web site de segurança do clube deverá conter o formulário de proposta que facilitará, aos sócios, a apresentação dos detalhes do projeto. Além disso, o web site conterá uma explanação das idéias do projeto de servir.

Os membros serão motivados a apresentar idéias de projetos de servir para inclusão na lista de projetos disponíveis. Outras fontes de idéias para projetos serão: a avaliação das necessidades da comunidade, a listagem de Serviços à Comunidade do Rotary International; pesquisas nos projetos de serviço dos tradicionais clubes de Rotary e outras fontes que poderão aparecer a qualquer momento.

Quando um projeto é aprovado pelo Conselho, ele será incluído na lista dos demais projetos no web site.

Com a finalidade de satisfazer a exigência de que cada sócio deve prestar doze horas de serviços a cada trimestre do calendário Rotário, os sócios poderão executar serviços individualmente, desde que esses serviços satisfaçam aos critérios indicados anteriormente. Tais serviços podem incluir recuperação ou participação em projetos de clubes tradicionais, preparação e planejamento para projetos do clube envolvendo outros membros do clube, ou serviços através de outras organizações. O sócio reportará trimestralmente à secretaria sua participação nestes projetos.

Os projetos devem ser desenvolvidos, prioritariamente, nas seguintes atividades:

4.03 Nas atividades Sociais: Desenvolver a Missão de criar e preservar a cultura de boas-vindas, o suporte e aprimoramento das relações entre sócios e convidados incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas a:
Admissão de novos sócios;
Orientação aos novos sócios;
Assistência aos sócios;
Retenção dos sócios;
Família Rotária;
Relações Interclubes;
Registro dos sócios, relatórios (com relação à secretaria, tesoureiro);
Recuperação em clubes regulares, Interclubes e Eventos Distritais.

4.04 Nas atividades Profissionais: Desenvolver a Missão de criar e preservar a cultura de valorização das profissões, e de relações éticas entre os sócios e seus parceiros, incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas a:
Orientação Profissional;
Reconhecimento Profissional;
Ética.

4.05 Nas atividades Comunitárias: Desenvolver a Missão de criar e preservar a cultura de valorização das Ações Sociais e de Preservação do Meio Ambiente, entre os sócios, incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas a:
Creches, Escolas e Abrigos de Idosos;
Alfabetização, Educação e Saúde;
Desenvolvimento da Cidadania e Inclusão Social;
Desenvolvimento de Liderança Juvenil;
Preservação do Meio Ambiente.

4.06 Nas atividades Internacionais: Desenvolver a Missão de criar e manter o equilíbrio cultural de relações internacionais e de doações entre os membros incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas com:

Relações Internacionais;
Suporte à Fundação Rotária;
Angariar fundos para o clube;
Fornecer registros e relatórios (com relação ao tesoureiro);
Reconhecimentos por doações;
Intercambio Internacional de Jovens.

Durante o primeiro ano, o objetivo é de construir uma cultura de doações usando programas e infraestrutura disponíveis no Rotary. Deverá ser proposto a criação de um Consórcio de Títulos de Companheiro Paul Harris entre os sócios do clube.

5.0 Procedimentos relacionados a FUNÇÕES ESPECIAIS no Cyber RC D4500

O Correspondente é um Rotariano convidado a juntar-se, por um período de tempo, com o propósito de observar os trabalhos do Cyber Club na expectativa de que ele compartilhe suas observações no sentido de avaliar e aprimorar as funções do Clube. Os Correspondentes não pagam cotas e não têm direito a voto.

O Diretor de Internet (e/ou moderadores por ele indicado) é um membro treinado e indicado para facilitar a interação nos programas de discussões e outros eventos que acontecem nas reuniões. Eles estimulam a participação e põe em vigor as normas do clube, quando necessário. Tem a responsabilidade pelo desenvolvimento de Programas e Eventos na web como citado no item 6.0.

O Diretor de Ligação com o Distrito deverá manter contato com Comissão de Internet do Distrito 4500 e manter o clube informado das atividades do D 4500.

O Diretor de Ligação com o RI deverá manter o RI Cyber Club Pilot Project Staff Liaison informado do desenvolvimento e das atividades do Clube, Solicitar aprovação prévia para eventuais alterações dos Estatutos ou do Regimento Interno do Clube, assim como manter o Clube informado das atividades de outros Cyber Clubs.

Os dois Diretores de Ligação deverão, também, apoiar o Diretor de Internet no desenvolvimento das atividades de Programas, Eventos, Treinamento, Avaliação e Comunicação.

6.0 Procedimentos relacionados aos PROGRAMAS, EVENTOS, TREINAMENTO, AVALIAÇÃO E COMUNICAÇÃO do Cyber RC D4500.

O Diretor de Internet deverá liderar a sub-comissão de Programas e Eventos, cuja tarefa será de trabalhar com os apresentadores de programas para assegurar que suas matérias estão programadas e formatadas para serem transmitidas de acordo com os mais altos padrões da web.

6.01 Nas Atividades de Programas e Eventos: Desenvolver a Missão de criar eventos web e “terra” que proporcionem conhecimentos, desafios, e equipe de membros para se engajarem no Serviço Rotário e na Comunidade Rotária incluindo procedimentos, comitês, programas e atividades relacionadas a:
Programas e Eventos web regulares;
Eventos especiais “terra” do Clube ;
Reconhecimentos;
Equipe de Produção de Programa Web.

Os Programas e Eventos deverão ser apresentados quinzenalmente permitindo aos membros e aos apresentadores tempo suficiente para perguntas e respostas.

6.02 Nas Atividades de Treinamento e Avaliação: Desenvolver a Missão de criar a cultura do constante aperfeiçoamento da eficiência do clube e de seus membros na execução dos Serviços Rotários e na interação comunitária incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas com:

Projetos de serviços;
Satisfação com os eventos;
Política / Procedimentos de medida da Satisfação;
Eficiência de superar os limites;
Orientação dos novos sócios para Rotary;
Treinamento de sócios no uso do software do Cyber RC D4500;
Treinamentos de sócios no papel de moderadores;
Orientação e treinamento de novos Diretores.

Deverá ser realizada, regularmente, pesquisa de opinião entre os membros do clube para aferir os níveis de satisfação com os programas e eventos do clube e obter deles sugestões para futuras realizações.

6.03 Nas Atividades de Comunicações: Desenvolver a Missão de divulgar as atividades e realizações do clube, criar e preservar a cultura de habilidades e conhecimentos da Internet entre os sócios incluindo procedimentos, subcomissões, programas e atividades relacionadas com:

Ligação com a Comissão de Internet do Distrito 4500 e com o RI Cyber Club Pilot Project Staff Liaison;
Criação uma conscientização entre os membros do Rotary dos recursos da Internet;
Assegurar que o projeto e funcionamento da plataforma na Internet do Cyber RC D4500 satisfazem efetivamente aos membros e ao mesmo tempo aos objetivos do clube;
Coordenar o programa de avaliação / treinamento da Internet com a Comissão Avaliação /Treinamento;
Coordenar os objetivos do site do clube com o Webmaster;
Diretores do clube deverão recrutar membros para executarem tarefas apropriadas quando necessário para efetuarem suas missões e alcançar os objetivos do clube.

7.0 Procedimentos relacionados às COMISSÕES, SUBCOMISSÕES e GRUPOS DE PROJETO do CYBER RC D4500.

As negociações do clube deverão ser conduzidas pela Internet;
As Subcomissões serão permanentes ou provisórias;
Os Projetos de serviço deverão ter duração definida, com data de início e de fim;
A interação com Yahoogroups adicionais, comissões de serviços da website, projetos e subgrupos deverão ser mantidos na seção Bookmark, do site do Yahoogroups, do Cyber D4500;

Reuniões com presença física podem ser realizadas quando houver consenso entre os membros de que serão necessárias e convenientes para todos;
O Conselho Diretor deverá realizar pelo menos uma reunião com presença física, com quorum suficiente, durante o ano rotário.

8.0 Procedimentos relacionados às NORMAS do Cyber Club D4500

Além dos requisitos estabelecidos nos Estatutos, os membros deverão seguir o Guia para E-mail do Rotary e as diretrizes de etiqueta na web definidas pelo Conselho Diretor do clube para participação nos Fóruns / e-mails.

9.0 Procedimentos relativos ao RECONHECIMENTO do Cyber Club D4500

Datas de aniversários deverão constar do site de segurança Yahoogroups;.

Reconhecimentos pelo Rotary devem ser relatados nos sites do clube;
Realizações de Serviços Rotário, deverão ser relatadas nos sites do clube.